Cahier des charges pour des espadrilles à votre logo

Un cahier des charges de commande d'espadrilles personnalisées tient en une ou deux pages. Il dit ce que vous voulez (modèle, couleur, logo, emplacement), combien (quantité totale et répartition des tailles), pour quand (date de livraison, lieu) et comment vous validerez (maquette, bon à tirer, échantillon). Envoyé tel quel à plusieurs fabricants, il vous permet de recevoir des devis comparables.

Pourquoi l'écrire avant de demander des prix

Les fournisseurs posent tous les mêmes questions. Chez un distributeur d'objets promotionnels, la commande en ligne d'espadrilles marquées demande de choisir le coloris, la répartition par taille et le type d'impression avant même le devis. Chez un fournisseur de textile personnalisé, chaque demande passe par un devis qui sert à valider les couleurs du logo. Si vous répondez à ces questions une seule fois, par écrit, vous gagnez des allers-retours et vous évitez les malentendus.

Les rubriques du cahier des charges

1. Le contexte

• Nom de l'entreprise, interlocuteur, adresse de facturation.
• Usage des paires : cadeau à des clients, tenue d'une équipe, kit d'accueil d'un événement, vente dans une boutique d'entreprise.
• Date et lieu de l'événement s'il y en a un.

2. Le produit

• Type d'espadrille : plate classique, avec ou sans talon fermé, compensée.
• Couleur de la toile et, si possible, couleur de la semelle.
• Matières souhaitées ou à éviter.
• Unisexe ou modèles homme et femme distincts.

3. Le marquage

• Technique souhaitée ou à proposer : impression, broderie, autre.
• Emplacement : dessus du pied, côté, talon, semelle intérieure.
• Taille approximative du logo en centimètres.
• Nombre de couleurs du logo et références de couleurs de votre charte (voir couleur Pantone).
• Fichier fourni : format vectoriel de préférence (voir fichier logo).

4. Les quantités

• Quantité totale, avec une marge éventuelle pour les remplacements.
• Répartition par pointure (voir répartition des tailles).
• Possibilité de réassort plus tard : à demander, car toutes les fabrications ne s'y prêtent pas.

5. Le conditionnement

• Paires en vrac, en sachet ou en boîte individuelle.
• Étiquette nominative si les paires sont attribuées à des personnes.
• Carte ou message joint.

6. Le calendrier

• Date limite de réception des devis.
• Date de validation du bon à tirer.
• Date de livraison souhaitée, et date au-delà de laquelle la commande ne sert plus à rien.

7. La validation

• Maquette numérique, bon à tirer signé, échantillon physique ou non.
• Le bon à tirer est la dernière simulation avant production : une fois signé, il devient le document contractuel de référence.

8. Les conditions à faire préciser par le fournisseur

• Minimum de commande.
• Frais fixes (création du programme de broderie, écran de sérigraphie, échantillon).
• Délai de production à partir de quel événement (commande, acompte, bon à tirer).
• Modalités de paiement et de livraison.
• Origine du produit et lieu du marquage.

Exemple de cahier des charges rempli

Cet exemple est fictif : il illustre la manière de remplir le document, pas un projet réel.

Les pièges fréquents

• Oublier la date butoir réelle. Un fournisseur de textile personnalisé conseille d'anticiper, surtout pour les événements : son délai de sérigraphie est de 3 à 4 semaines après validation du bon à tirer.
• Envoyer un logo en basse résolution. Les fournisseurs demandent des éléments graphiques de bonne qualité ; un logo copié depuis un site web est souvent insuffisant.
• Laisser le fournisseur deviner les tailles. Sans répartition précise, il proposera une répartition standard qui ne correspondra pas à votre équipe.
• Ne pas désigner qui signe le bon à tirer. Une seule personne doit avoir le dernier mot.

Avec ce document en main, l'étape suivante consiste à comparer les devis reçus sur une même grille.