Que faire pour les salariés qui ne donnent pas leur pointure ?

Fixez une règle à l'avance : soit ils ne reçoivent pas de paire nominative et piochent dans la réserve, soit le service organisateur estime la taille et l'échange se fait sur la réserve.

Combien de paires prévoir en réserve ?

Aucune norme n'existe. Répartissez quelques paires sur les tailles les plus demandées de votre liste ; le bon chiffre dépend du nombre de retardataires et de la possibilité d'un réassort.

Commande groupée : recueillir les pointures des salariés

Pour une commande groupée d'espadrilles, la répartition des tailles se construit à partir des pointures réelles de chaque personne, recueillies par écrit, et non à partir d'une répartition « type ». Les fournisseurs la demandent dès la commande : sur une offre en ligne d'espadrilles marquées, le choix de la répartition par taille fait partie des premières étapes, avant même le devis. Voici une méthode en six étapes.

Étape 1 : choisir le bon canal

Un formulaire en ligne ou un tableau partagé vaut mieux qu'un échange de courriels : les réponses arrivent au même endroit et dans le même format. Les données recueillies sont des données personnelles (nom, pointure, parfois adresse) : limitez-vous à ce qui est utile et supprimez le fichier une fois la distribution faite.

Étape 2 : poser les bonnes questions

Question	Pourquoi
Nom et service	Pour l'étiquetage nominatif
Pointure habituelle en chaussures de ville, en taille européenne	C'est le repère le plus fiable pour la plupart des gens
Hésitation entre deux pointures ? Lesquelles ?	Pour arbitrer avec le guide des tailles du fabricant
Modèle homme ou femme si le fournisseur distingue les deux	Les grilles peuvent différer
Accepte une paire non nominative en cas d'oubli ?	Pour gérer les retardataires

Joignez à la question le guide des tailles du fabricant retenu : chaque marque a sa propre grille, et la réponse « je fais du 40 » n'a de sens qu'avec ce repère.

Étape 3 : fixer une date limite et une règle

Annoncez une date de clôture claire, une à deux semaines avant le bon à tirer. Annoncez aussi ce qui se passe après cette date : pas de paire nominative, ou une paire prise dans la réserve. Une règle écrite évite les arbitrages au cas par cas.

Étape 4 : relancer

Une relance à mi-parcours et une la veille de la clôture suffisent en général. Passer par les responsables de service est souvent plus efficace qu'un rappel général.

Étape 5 : consolider dans un tableau

Exemple fictif pour 40 personnes :

Pointure	Demandes	Réserve	Total commandé
37	4	0	4
38	6	1	7
39	5	1	6
40	5	0	5
41	6	1	7
42	7	1	8
43	4	0	4
44	3	0	3
Total	40	4	44

Vérifiez que le total correspond bien au nombre de personnes, plus la réserve, et que chaque taille demandée existe dans la gamme du fournisseur.

Étape 6 : vérifier les contraintes du fournisseur

Vente par lots. Un grossiste espagnol d'espadrilles vend par lots de 12 paires et ne vend pas en dessous ; si la composition des lots est imposée, votre répartition devra s'en approcher.
Tailles disponibles. Les très petites et très grandes pointures ne sont pas toujours proposées dans un modèle donné.
Minimum par taille. Demandez si le minimum de commande s'entend par taille ou au total (voir quantité minimum).

Les erreurs à éviter

Recopier la répartition d'une précédente commande sans refaire le recueil.
Mélanger tailles européennes et anglaises ou américaines dans un même tableau.
Oublier les personnes absentes au moment du recueil (congés, arrêts, nouveaux arrivants).
Distribuer sans étiquette : les paires d'une même taille se ressemblent toutes.

Une fois le tableau arrêté, joignez-le au cahier des charges et reportez la date de clôture dans votre rétroplanning.